관세법상 수출입 관련 선적서류를 최대 5년까지 보관하도록 하고 있습니다. 그러나 많게는 수출입통관 1건당 수십 장이 넘는 서류를 실물로 보관할 수 있을까요? 설령 CD나 USB에 보관하더라도 필요할 때 원하는 서류를 손쉽게 찾아낼 수 있을까요? 이 문제를 해결하기 위하여 세인은 선적서류시스템을 개발하여 분실위험을 최소화하였으며, 불편하고 복잡했던 선적서류관리 고민을 한 번에 해결했습니다.

Ⅰ. 선적서류관리 시스템이란?

세인의 선적서류관리시스템은 서버에 선적서류를 저장하여 관리함으로써 필요시에 언제든지 간단한 정보만으로 검색 및 출력(다운)이 가능한 시스템입니다. 통관단계에서 선적서류 등록을 의무화하여 서류 누락이 없도록 하였으며, 시스템 상 운송의뢰, 현장의뢰 등의 기능이 구현되어 있어 내부적으로 신속한 업무진행이 가능합니다.

✓ PDF파일, 엑셀파일, 그림파일, ZIP파일 등 서류 유형 관계없이 보관 가능

✓ 신고번호, B/L, 해외거래처 등의 정보로 Web에서 손쉽게 조회 및 다운가능

Ⅱ. 특장점

✓ 시간과 비용의 절감

선적서류시스템 활용시 실물서류 보관장소 및 관리 등에 소요되는 시간 및 비용절감이 가능합니다.

✓ 1가지 정보만으로 검색

신고번호, B/L No. 해외거래처 등의 정보 검색만으로, 필요한 선적서류를 찾을 수 있습니다.

✓ 5년 전 서류도 마치 어제 것처럼

시스템에 보관된 서류는 보관기간에 상관없이 손상의 우려가 없으며, 새 것처럼 보관할 수 있습니다.

Ⅲ. Q&A

Q1. 법적으로 보관하여야 하는 선적서류의 종류는?

대표적으로 선하증권(B/L), 상업송장(Invoice), 운임 및 보험명세서 등이 있으며, 경우에 따라 원산지증명서, 포장명세서, 검사증명서 등의 제출이 필요할 수 있습니다.

Q2. 서류별로 보관기간이 다른가요?

수입 관련 서류는 5년, 수출 관련 서류는 3년, 보세화물 관련 서류는 2년 등 보관기간이 규정되어 있습니다.

Q3. 선적서류 보관의무 위반시 어떤 불이익이 있나요?

선적서류 보관의무를 위반하는 경우에는 2천만원 이하의 벌금형에 처하며(과실로 인한 경우 300만원 이하의 벌금), 신고필증을 보관하지 않은 경우에는 100만원 이하의 과태료가 부과됩니다.